飲食店の発注管理とは？業務フローと改善ポイントなど【完全網羅ガイド発注の全てがわかります】

2025/08/13

飲食店の経営において、売上と同じくらい重要なのが「コスト管理」です。
中でも、日々の「発注管理」は、食材のロスや品切れに直結し、お店の利益を大きく左右します。

「経験と勘に頼った発注で、食材を余らせてしまう」
「人気メニューが品切れで、お客様をがっかりさせてしまった」
「発注作業に時間がかかり、他の業務が圧迫されている」

このような悩みを抱えている飲食店経営者や店長の方は、少なくないでしょう。
発注管理は単なる作業ではなく、データに基づいた戦略的な業務です。
本記事では、発注管理の基本から具体的な改善方法、さらには業務を効率化するツールの選び方まで、網羅的に解説します。
この記事を読めば、属人化された発注業務から脱却し、利益を最大化する仕組みづくりの第一歩を踏み出せます。

飲食店の発注管理とは？基本の役割と重要性

飲食店の発注管理とは、お店の運営に必要な食材や飲料、消耗品などを、適切な量・タイミング・価格で仕入れるための一連の業務を指します。
単に注文書を送る作業だけではありません。
過去の売上データから必要な量を予測し、品質や価格を見比べて最適な仕入れ先を選び、届いた商品が正しいかを確認し、在庫として管理するまで、すべてが発注管理に含まれます。
この業務は、お店の利益に直接影響を与える、非常に重要な経営活動なのです。

発注管理と仕入れ管理の違いとは？

発注管理と似た言葉に「仕入れ管理」や「在庫管理」があります。
これらの言葉は密接に関連していますが、担当する範囲が少しずつ異なります。
それぞれの違いを理解することで、業務の全体像を正確に把握できます。

管理業務	主な役割	具体的な活動内容
発注管理	「何を・いつ・どれだけ・どこから」注文するかを決定し実行するプロセス	需要予測、発注方式の決定、サプライヤー選定、注文書作成・送付
仕入れ管理	発注した商品を受け取り、支払いまでを管理するプロセス	検収（品質・数量チェック）、支払い処理、仕入れ価格の記録・分析
在庫管理	仕入れた商品を保管し、その数量や状態を管理するプロセス	在庫量の記録、棚卸し、先入れ先出しの徹底、適正在庫の維持

つまり、発注管理は仕入れ管理の最初のステップであり、在庫管理と連携して行われる一連の流れの一部と捉えることができます。
正確な在庫情報がなければ適切な発注はできず、質の高い発注管理ができて初めて、効率的な仕入れと在庫管理が実現します。

なぜ飲食店に発注管理が欠かせないのか

なぜ発注管理がこれほどまでに重要視されるのでしょうか。
それは、発注管理の質がお店の経営における5つの重要な要素に直接影響を与えるためです。

重要項目	発注管理がもたらす効果
1. 利益の確保	最適な価格での仕入れを実現し、原価を抑制します。仕入れコストを5%削減できれば、利益率が2%向上するケースもあります 。
2. 顧客満足度の向上	品切れを防ぎ、いつでも新鮮で美味しい料理を提供できます。品切れ率を1%以下に抑えることで、顧客満足度は大きく向上します 。
3. 食材ロスの削減	過剰な在庫による廃棄をなくし、無駄なコストを削減します。食材ロスを10%削減することで、年間100万円以上のコスト削減につながることもあります 。
4. 業務の効率化	発注にかかる時間や手間を減らし、従業員の負担を軽減します。発注作業時間を20%削減できれば、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。
5. 食品安全の確保	信頼できる業者から品質の高い食材を仕入れ、適切な在庫管理を行うことで、食中毒などのリスクを低減します。

このように、発注管理を徹底することは、守りのコスト削減だけでなく、攻めの売上向上にもつながる、経営の根幹をなす活動なのです。

飲食店の発注業務の流れと頻度の目安

発注管理の重要性を理解したところで、次に具体的な業務の流れを見ていきましょう。
一般的な業務フローと、食材の種類に応じた発注頻度の目安を把握することで、自店の現状と比較し、改善点を見つけるヒントになります。

一般的な発注業務フローの全体像

飲食店の発注業務は、主に以下の5つのステップで構成されます。
この流れを理解し、各ステップで何をすべきかを明確にすることが、効率化の第一歩です。

1. 需要予測と発注量の決定
   • 過去の売上データ、天気、季節、イベントの有無などを基に、来店客数やメニューの出数を予測します。
   • 予測した需要と現在の在庫量を照らし合わせ、発注が必要な品目と数量をリストアップします。
2. 発注先の選定と比較
   • リストアップした品目ごとに、品質、価格、納期などを考慮して最適な発注先（サプライヤー）を選びます。
   • 複数の業者から見積もりを取る「相見積もり」を行い、コスト交渉をすることもあります。
3. 発注書の作成と送付
   • 品名、数量、単価、納品希望日などを明記した発注書を作成します。
   • 作成した発注書を、電話、FAX、メール、専用システムなどの方法で発注先に送付します。
4. 納品と検収作業
   • 商品が納品されたら、発注書の内容と合っているか（品目、数量、品質など）をその場で確認します。
   • 問題がなければ商品を受け取り、指定の場所に保管します。不備があれば、すぐに業者に連絡して対応を求めます。
5. 在庫情報の更新と支払い処理
   • 納品された商品の情報を在庫管理表やシステムに入力し、在庫データを最新の状態に更新します。
   • 納品書や請求書に基づき、定められた期日までに支払い処理を行います。

発注頻度はどれくらいが適正？

発注の頻度は、扱う食材の特性やお店の保管スペース、業者との契約によって大きく異なります。
主に「定期発注方式」と「定量発注方式」の2種類があり、食材に合わせて使い分けるのが一般的です。

発注方式	概要	メリット	デメリット	適した食材
定期発注方式	「毎週月曜日」など、決まった曜日に定期的に発注する方式。	– 発注作業を習慣化・簡略化できる – 在庫確認の手間が少ない	– 急な需要の変動に対応しにくい – 過剰在庫や欠品のリスクがある	– 常温保存できる調味料 – 冷凍食品 – ドリンク類 – 割り箸などの消耗品
定量発注方式 （発注点方式）	在庫が「残り〇個」など、あらかじめ決めた数量（発注点）を下回ったタイミングで発注する方式。	– 欠品や過剰在庫を防ぎやすい – 在庫を常に適正量に保てる	– 在庫状況を常に把握する必要がある – 発注業務が不定期になる	– 野菜や魚、肉などの生鮮食品 – 賞味期限の短い食材 – 売れ筋の主力商品

例えば、野菜や魚などの生鮮食品は毎日〜2日に1回、日持ちする調味料やドリンクは週に1回など、食材のグループごとに発注サイクルを決めておくと、管理がしやすくなります。

POS・在庫データと連携した業務モデル

近年では、POSレジや在庫管理システムを連携させた、より高度な発注管理が主流になりつつあります。
このモデルでは、日々の売上データが自動で在庫情報に反映されるため、手作業での在庫確認の手間が大幅に削減されます。

例えば、POSシステムと連携した発注管理システムを導入すると、以下のような流れが実現できます。

• 自動で在庫を更新: お客様が商品を注文し、POSレジで会計処理をすると、そのメニューに使われた食材の在庫数がシステム上で自動的に減少します。
• 発注点を自動で通知: 在庫数が事前に設定した発注点を下回ると、システムがアラートで知らせてくれます。
• 発注データを自動作成: 通知に基づき、システムが推奨する発注量や過去の発注履歴を参考に、簡単（または自動）に発注データを作成できます。

このような仕組みを導入することで、リアルタイムでの正確な在庫把握が可能となり、発注業務の精度と効率を飛躍的に向上させることができます 。

よくある発注業務の課題と属人化リスク

多くの飲食店が発注業務において共通の課題を抱えています。
これらの課題を放置すると、発注ミスによる直接的な損失だけでなく、業務の属人化という大きな経営リスクにつながります。
自店の状況と照らし合わせながら、潜んでいる課題を洗い出してみましょう。

発注ミスの原因と起こりやすい場面

発注ミスはなぜ起こるのでしょうか。
その原因の多くは、ヒューマンエラーに起因しています。

ミスの種類	具体的な原因と場面
数量の間違い	– 在庫の数え間違い – 発注単位（ケース、バラなど）の勘違い – 手書きの数字の読み間違い
品目の間違い	– 似たような商品名の混同 – 新しいメニューや季節限定メニューの食材の把握漏れ – 口頭での発注による聞き間違いや言い間違い
発注漏れ	– 特定の食材をリストアップし忘れる – 発注したと思い込んでしまう – FAXの送信エラーや電話の不通に気づかない
二重発注	– 複数のスタッフが同じ商品を発注してしまう – 発注済みであることを忘れて再度発注してしまう

これらのミスは、忙しい時間帯の焦りや、スタッフ間のコミュニケーション不足、発注ルールの不徹底などが重なったときに特に発生しやすくなります。

属人化のデメリットと業務改善の必要性

「発注はベテランの〇〇さんしかできない」という状況は、一見すると効率的に見えますが、実は非常に危険な状態です。
このような業務の「属人化」には、多くのデメリットが潜んでいます。

• 業務の停滞: 担当者が不在（休日、病欠、退職）の場合、誰も発注ができず、お店の運営がストップしてしまうリスクがあります。
• ノウハウの喪失: 発注の勘所や業者との関係性など、担当者個人の頭の中にしかないノウハウが、退職と共に失われてしまいます。
• 品質の不安定化: 担当者の経験やその日の気分によって発注量が変わるため、在庫量が安定せず、欠品や過剰在庫の原因になります。
• 不正のリスク: 発注業務が一人の担当者に集中することで、業者との不適切な関係や不正行為が起きても、周囲が気づきにくい状況が生まれます。

これらのリスクを回避するためには、発注業務を個人のスキルに依存する状態から脱却し、誰が担当しても一定の品質を保てる「仕組み」を構築することが不可欠です。

発注業務を改善するためのチェックリスト

発注業務の課題が見えてきたら、次は何をすべきでしょうか。
ここでは、自店の発注業務を見直すための具体的なチェックリストと、その後の改善アクションについて解説します。
このリストを使って、現状の業務プロセスを客観的に評価してみましょう。

見直すべきポイント10項目

以下の10項目について、自店が「Yes」「No」で答えられるか、または具体的なルールがあるかを確認してみてください。

1. 発注担当者は複数名いるか？
   担当者が一人に限定されていませんか？ 誰か一人が休んでも業務が回る体制になっていますか？
2. 発注作業を行う時間と場所は決まっているか？
   「閉店後に事務所で」など、発注作業を集中して行える環境が確保されていますか？
3. 発注方法（電話、FAX、システム等）は統一されているか？
   業者ごとに発注方法がバラバラで、手間やミスが増えていませんか？
4. 発注単位は全スタッフが理解しているか？
   「1ケース」「1パック」など、業者ごとの発注単位が明確に共有されていますか？
5. 発注書に記載すべき項目はフォーマット化されているか？
   誰が書いても必要な情報（品名、数量、納品希望日など）が漏れないようになっていますか？
6. 在庫を確認してから発注するルールは徹底されているか？
   勘に頼らず、必ず実在庫を見てから発注量を決めていますか？
7. 発注点（これを下回ったら発注する数量）は品目ごとに設定されているか？
   発注の判断基準が担当者によってブレないよう、明確な基準がありますか？
8. 発注後は、他のスタッフに発注済みであることを共有しているか？
   二重発注を防ぐための仕組み（共有ノート、チャットなど）がありますか？
9. 納品時の検収ルールは決まっているか？
   誰が検収しても同じ基準でチェック（品質、数量、温度など）できるマニュアルがありますか？
10. 定期的に業者ごとの価格や品質を見直しているか？
    長年の付き合いだけで業者を選ばず、コスト意識を持って定期的に見直しを行っていますか？

これらの質問に自信を持って「Yes」と答えられない項目があれば、それがあなたの店の改善すべきポイントです。

スタッフ教育と共有マニュアルの整備

チェックリストで洗い出した課題を解決するためには、発注業務のマニュアル化が非常に有効です。
マニュアルを作成し、スタッフ全員で共有することで、業務の標準化と属人化からの脱却を図ります。

マニュアルに含めるべき項目	具体的な内容
1. 発注の基本ルール	– 発注担当者（主担当、副担当） – 発注を行う曜日・時間 – 発注から納品までのリードタイム
2. 業者別情報リスト	– 業者名、担当者名、連絡先（電話、FAX） – 発注締切時間、定休日 – 発注方法（電話、FAX、専用システムなど）
3. 品目別発注リスト	– 取扱品目の一覧 – 発注単位（例：キャベツ→玉、ひき肉→kg） – 発注点（例：醤油→残り1本になったら）
4. 発注業務の手順	– 在庫確認の手順 – 発注書の書き方（テンプレート） – 発注後の共有方法（チェックシートへの記入など）
5. 納品・検収の手順	– 検収時のチェック項目（品目、数量、品質、温度など） – 不備があった場合の対応方法（業者への連絡手順）

マニュアルは一度作って終わりではなく、新しいメニューが増えたり、業者が変わったりした際に、随時更新していくことが重要です。

適正な発注量の算出と在庫管理の連携方法

発注管理の精度を上げる上で最も重要なのが、「適正な発注量」をいかに正確に算出するかです。
ここでは、データに基づいた発注量の計算方法と、それを支える在庫管理との連携について解説します。
経験や勘だけに頼らない、ロジカルな発注スキルを身につけましょう。

売上予測とロス率から逆算する方法

適正な発注量は、以下の基本的な計算式で算出できます。

適正発注量 = ①予測使用量 + ②安全在庫 – ③現在の在庫量

それぞれの項目をどのように算出するか見ていきましょう。

項目	算出方法の例
① 予測使用量	過去の同曜日・同イベント時の売上データ（POSデータなど）を参考に、「明日はこのメニューが〇食出るだろう」と予測し、必要な食材量を計算します。天候や周辺のイベント情報も加味すると、より精度が上がります。
② 安全在庫	急な団体客や予想以上の売上があった場合に備えて、最低限確保しておくべき在庫量です。「予測使用量の10%」や「通常1日分の使用量」など、お店の方針で基準を決めます。
③ 現在の在庫量	発注前に、冷蔵庫や倉庫にある食材の量を正確に数えます。この作業を「棚卸し」と呼びます。

例えば、明日のランチで「唐揚げ定食」が20食出ると予測し、1食あたり鶏肉を150g使うとします。

• ①予測使用量：20食 × 150g = 3,000g (3kg)
• ②安全在庫：予測使用量の20%として、3kg × 0.2 = 0.6kg
• ③現在の在庫量：冷蔵庫に1kgの鶏肉がある

この場合、適正発注量は (3kg + 0.6kg) – 1kg = 2.6kg となります。
この計算を主要な食材ごとに行うことで、発注の精度は格段に向上します。

在庫連動の仕組みでロス・廃棄を削減

適正な発注を行うためには、正確な在庫量の把握が不可欠です。
特に、先述した「定量発注方式（発注点方式）」を導入する場合、在庫管理との連携が成功のカギとなります。

発注点方式の運用ステップ

1. 品目ごとに発注点を設定する: 過去のデータから「1日の平均使用量」と「発注してから納品されるまでの日数（リードタイム）」を算出します。例えば、1日の使用量が2kgでリードタイムが1日の食材なら、安全在庫を考慮して発注点を3kgに設定するなど、基準を明確にします。
2. 在庫量を定期的にチェックする: 毎日の営業終了後など、決まったタイミングで在庫量を確認します。
3. 発注点を下回ったら発注: 在庫量が設定した発注点を下回っていたら、あらかじめ決めておいた量を発注します。

この仕組みを徹底することで、担当者の判断のブレがなくなり、欠品や過剰在庫を大幅に減らすことができます。
発注点を一覧にした「発注点管理表」を作成し、厨房の見やすい場所に掲示するのも効果的です。

賞味期限・実績分析・見える化による精度向上

データに基づいた発注量の算出に慣れてきたら、次の一手として、より高度な分析手法を取り入れて精度をさらに高めていきましょう。
賞味期限の管理、ABC分析による在庫のランク分け、そしてKPI設定による継続的な改善サイクルの構築が、強い店舗経営の基盤となります。

賞味期限と棚卸タイミングの管理法

飲食店の在庫管理で最も重要なことの一つが、賞味期限の管理です。
これを徹底するために、「先入れ先出し（FIFO: First-In, First-Out）」の原則を守る必要があります。

先入れ先出しの実践方法

• 保管場所のルール化: 新しく仕入れた食材は棚の奥に、古い食材は手前に置くようにルールを決め、スタッフ全員で徹底します。
• ラベリングの徹底: 食材を開封したり仕込みをしたりした際には、必ず日付を記入したラベルを貼ります。これにより、誰が見ても使用すべき順番が分かります。

また、正確な在庫数を把握するための「棚卸し」も欠かせません。

• 定期的な棚卸し: 最低でも月に1回は、全ての在庫を数える「実地棚卸」を行います。これにより、帳簿上の在庫数とのズレ（紛失、廃棄など）を把握し、原因を究明できます。
• 日々の在庫チェック: 生鮮食品など、特に管理が重要な品目については、毎日在庫をチェックする体制を整えるのが理想です。

発注実績の分析で見える化を推進

どの在庫を重点的に管理すべきかを見極めるために、「ABC分析」という手法が非常に有効です。
これは、商品を売上高や重要度に応じてA・B・Cの3つのランクに分類し、管理の優先順位をつける方法です [3]。

ランク	売上構成比（目安）	特徴	管理方法の例
Aランク	上位 0%～70%	– 売上の大半を占める主力商品 – 看板メニューの食材など	– 最も重点的に管理する – 欠品は絶対に避ける – 在庫チェックの頻度を上げる
Bランク	上位 71%～90%	– Aランクほどではないが、安定して売れる商品	– Aランクに次いで管理する – ある程度の安全在庫を持つ
Cランク	上位 91%～100%	– 売上への貢献度が低い商品 – 特定の顧客しか頼まないメニューの食材など	– 在庫を極力持たない – 発注頻度を減らすか、都度発注にする – メニューからの削除も検討

ABC分析を行うことで、管理の手間と時間を、より売上に貢献する商品に集中させることができます。
これにより、在庫管理全体の効率が大幅に向上します。

KPIを設定して改善サイクルをつくる

発注管理の成果を客観的に評価し、継続的に改善していくためには、重要業績評価指標（KPI）を設定することが重要です。
以下のような指標を定点観測し、目標達成を目指しましょう。

• 在庫回転率: 一定期間内に在庫がどれだけ入れ替わったかを示す指標。高いほど効率的に販売できている証拠です。
• フードロス率: 仕入れた食材のうち、廃棄になってしまった割合。この数値を下げることが、原価率改善に直結します。
• 欠品率: お客様から注文があった際に、在庫切れで提供できなかった割合。顧客満足度に大きく影響します。

これらのKPIを毎月記録し、「なぜ今月はロス率が上がったのか」「欠品をなくすためにどうすれば良いか」をチームで振り返ることで、改善のサイクル（PDCA）を回し、発注管理のレベルを継続的に高めていくことができます。

発注業務の効率化とは？

ここまで、発注管理の精度を高めるための様々な手法を紹介してきましたが、これらを手作業で行うには限界があります。
特に人手不足が深刻な飲食店にとって、業務の効率化は喫緊の課題です。
ここでは、テクノロジーを活用して発注業務の負担を劇的に軽減する方法について解説します。

アプリ・クラウド・DXツール導入の効果

Excelでの管理も一つの方法ですが、入力の手間やミスの発生、複数人でのリアルタイム共有が難しいといった課題があります。
そこで注目されているのが、飲食店向けに開発された発注管理アプリやクラウド型のシステムです。

これらのツールを導入することで、以下のような効果が期待できます。

• 発注ミスの削減: スマートフォンやタブレットから簡単な操作で発注でき、手書きやFAXによるミスを防ぎます。
• 時間の大幅な短縮: 過去のデータを基にした発注量の提案や、ワンタップでの再発注機能により、発注作業にかかる時間を削減できます。
• データの一元管理: 発注履歴、仕入れ価格、在庫状況などのデータが自動で蓄積され、分析や情報共有が容易になります。
• コストの見える化: リアルタイムで原価状況を把握できるため、迅速な経営判断に役立ちます。

実際に、ある焼肉店ではDXツール「ダ・ヴィンチ」を導入し、食材の在庫状況を可視化することで、食材廃棄量を15%削減、年間50万円のコスト削減を達成したという事例もあります。

飲食店向け発注管理システムの比較と選び方

自店に最適なシステムを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえて比較検討することが重要です。

比較ポイント	確認すべきこと
1. 必要な機能	自店が抱える課題を解決できる機能が揃っているか？（例：ABC分析機能、POS連携、複数店舗管理）
2. 操作のしやすさ	ITに不慣れなスタッフでも直感的に使えるか？スマートフォンのアプリに対応しているか？
3. 導入・運用コスト	初期費用や月額費用は予算に見合っているか？費用対効果は期待できるか？
4. サポート体制	導入時の設定サポートや、導入後の問い合わせ対応は充実しているか？（電話、メールなど）
5. 連携のしやすさ	現在使用しているPOSレジや会計ソフトと連携できるか？ [4]

多くのシステムでは無料トライアル期間が設けられています。
いきなり導入を決めるのではなく、まずは複数のシステムを実際に試してみて、現場のスタッフが最も使いやすいと感じるものを選ぶのが失敗しないコツです。

まとめ：人手不足時代こそ「仕組み化」で強い店舗に

本記事では、飲食店の発注管理について、その基本から具体的な改善策、そして効率化ツールまで幅広く解説してきました。
発注管理は、単なる日々のルーティンワークではなく、お店の利益と顧客満足度を支える重要な経営戦略です。

属人化からの脱却とチーム共有の徹底

発注業務を特定のスタッフの経験と勘に頼る「属人化」の状態は、多くのリスクをはらんでいます。
担当者の不在が業務の停滞を招き、長年培ったノウハウが失われる可能性もあります。
これからの人手不足時代を乗り越えるためには、発注業務を「個人のスキル」から「店舗の仕組み」へと転換させることが不可欠です。

マニュアルを作成して業務を標準化し、システムを導入してデータを活用することで、誰が担当しても安定した品質で発注が行える体制を構築しましょう。
これにより、スタッフ一人ひとりの負担が軽減され、チーム全体で店舗を運営していくという意識も高まります。

発注管理の改善は利益率向上の第一歩

フードロスの削減、欠品の防止、そして業務の効率化。
発注管理を改善することで得られるこれらの効果は、すべてお店の利益率向上に直結します。
日々の小さな改善の積み重ねが、最終的に大きな経営改善へとつながるのです。

まずは、本記事で紹介したチェックリストを参考に、自店の発注業務の現状を把握することから始めてみてください。
そして、一つでも改善できるポイントを見つけ、実行に移すことが、より強く、より儲かるお店づくりのための確かな第一歩となるはずです。

発注管理の属人化をなくすなら「da Vinci」｜飲食店の発注業務を効率化

発注ミス・在庫ロス・伝票管理の煩雑さ…その悩み、「da Vinci（ダ・ヴィンチ）」で解決できます。
da Vinciは、飲食店の発注・仕入・棚卸業務を一元化し、スマホやタブレットで操作可能。発注履歴や在庫状況をリアルタイムに把握できるため、属人化や紙の管理から脱却し、誰でも正確に発注できる体制をつくれます。

• 発注・仕入・棚卸がワンシステムで連携し、手間を削減
• 商品ごとの発注履歴や在庫数をクラウドで一括管理
• 操作は2タップで完結。現場スタッフでも直感的に使える）

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