飲食店の勤怠管理を徹底解説｜シフト作成のコツから残業・有給管理、最新システム比較まで

2025/09/17

「うちの店はシフトが複雑で、毎月の勤怠集計が本当に大変だ」」
「労働基準法とか、正直よくわからなくて…」

個人経営や小規模な飲食店を運営されているオーナー様、店長様は、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
日々の業務に追われる中で、勤怠管理は後回しになりがちですが、実は店舗経営の根幹を支える非常に重要な業務です。

この記事では、勤怠管理の専門知識がない方でも安心して読み進められるよう、以下の点を分かりやすく解説します。

• そもそも勤怠管理とは何か、なぜ飲食店に必要なのか
• 複雑なシフト作成や集計作業を効率化する具体的なコツ
• 法律を守り、労務リスクを回避するためのポイント
• 自店の規模や予算に合ったツールの選び方

この記事を最後まで読めば、勤怠管理に関する不安が解消され、時間と手間を削減し、より良いお店作りに集中するためのヒントが見つかるはずです。

飲食店における勤怠管理の基本

まずは、勤怠管理の基本についておさらいしましょう。
「勤怠」という言葉はよく耳にしますが、具体的に何を指し、なぜ重要なのかを正しく理解することが、効率化への第一歩となります。

勤怠管理の定義と業務内容

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間、休憩、休暇などを記録し、労働時間を正確に把握・管理することです。
単にタイムカードを押すだけでなく、その記録をもとに給与計算や法令遵守につなげる一連の業務を指します。

具体的には、以下のような業務が含まれます。

業務フェーズ	主な業務内容
日々の記録	– 出勤・退勤時刻の打刻・記録 – 休憩時間の記録 – 遅刻、早退、欠勤の管理
シフト管理	– スタッフの希望シフトの収集 – シフト表の作成・調整 – ヘルプ勤務や急な変更への対応
月次の集計	– 労働時間、残業時間、深夜労働時間の集計 – 有給休暇の取得状況の管理 – 給与計算システムへのデータ連携
法令遵守	– 労働基準法などの法律に沿った運用 – 36協定の管理 – 法改正への対応

なぜ勤怠管理が飲食店に必要なのか

適切な勤怠管理は、安定した店舗運営に不可欠です。
その理由は大きく分けて3つあります。

1. 正確な給与計算のため
   従業員の頑張りに正しく報いることは、信頼関係の基本です。
   労働時間や残業代を正確に計算し、遅延なく給与を支払うことで、スタッフのモチベーション維持につながります。
2. 法令遵守とリスク回避のため
   労働基準法では、企業に対して労働時間を客観的な方法で把握する義務を課しています。
   適切な管理を怠ると、未払い残業代の請求や労働基準監督署による是正勧告など、深刻な労務トラブルに発展する可能性があります。
3. 健全な職場環境の維持のため
   勤怠データを分析することで、特定のスタッフに負担が偏っていないか、長時間労働が常態化していないかなどを把握できます。
   スタッフの健康を守り、働きやすい環境を整えることは、離職率の低下にもつながります。

飲食店特有の勤怠管理の課題とは

飲食店は、他の業種と比べて勤怠管理が複雑になりやすい特徴があります。
多くのオーナー様が、以下のような課題に直面しています。

課題の種類	具体的な内容
複雑なシフト制	– 正社員、アルバイト、パートなど雇用形態が多様 – ランチ、ディナー、深夜など勤務時間帯がバラバラ – 曜日や繁忙期によって必要な人数が変動する
煩雑な集計作業	– 従業員ごとに時給や労働条件が異なる – 休憩時間が日によって変動することがある – 複数店舗間のヘルプ勤務があると、管理がさらに複雑になる
人為的ミスの発生	– タイムカードの打刻忘れや押し間違い – 手作業による集計ミスや計算間違い – スタッフによる代理打刻などの不正行為
法令対応の難しさ	– 残業や深夜労働の割増賃金の計算が複雑 – 有給休暇の管理が煩雑になりがち – 頻繁な法改正に追いつくのが難しい

これらの課題を放置すると、業務効率の低下だけでなく、人件費の増大や労務リスクにつながるため、早期の対策が重要です。

飲食店の勤怠管理とシフト作成の実務運用

日々の店舗運営で最も時間と労力がかかるのが、シフト作成と調整ではないでしょうか。
ここでは、実務ですぐに役立つシフト作成のコツや、効率化のポイントを解説します。

飲食店のシフト作成の基本とコツ

スムーズなシフト作成のためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
まず、シフトを作成する前に以下の情報を整理しましょう。

• スタッフの情報: 雇用形態、時給、スキルレベル、勤務可能な曜日・時間帯
• 店舗の情報: 曜日や時間帯ごとの必要人数、過去の売上データ
• 法令の要件: 休憩時間の付与、週の労働時間上限、連続勤務日数など

これらの情報を踏まえた上で、以下のコツを実践すると、より効率的にシフトを作成できます。

1. 希望提出のルールを決める: 提出期限や方法を明確にし、スタッフに周知徹底します。
2. モデルシフトを作成する: 曜日ごとや繁忙時間帯ごとに、基本的な人員配置のパターン（モデルシフト）を作っておくと、ゼロから考える手間が省けます。
3. スキルバランスを考慮する: 新人スタッフばかりの時間帯ができないよう、ベテランと新人をバランス良く配置します。
4. 無理のないシフトを組む: ギリギリの人数でシフトを組むと、急な欠員に対応できません。常に1人分程度の余裕を持たせる意識が大切です。

シフト作成に時間がかかる原因と解決法

「毎月、シフト作成だけで何時間もかかっている」という方は、原因と解決策を見直してみましょう。

よくある原因	解決策
スタッフの希望が直前まで不明	– シフト希望の提出ルールを明確化する – 提出期限を設け、リマインドを徹底する
紙や口頭で希望を集めている	– 無料のチャットツールやスプレッドシートを活用する – シフト管理機能のある勤怠管理ツールを導入する
調整作業がすべて手作業	– Excelの関数やテンプレートを活用して一部を自動化する – シフト自動作成機能のあるツールを検討する
急な欠員や変更が多い	– ヘルプに入れるスタッフのリストを事前に作成しておく – スタッフ間で調整できる仕組みを作る

スタッフのシフト調整が難しいときの工夫

スタッフの希望が重なったり、どうしても人員が足りなかったりと、シフト調整は常に悩みの種です。
このような場合は、一方的に決定するのではなく、丁寧なコミュニケーションが鍵となります。

• 定期的な面談を行う: 普段からスタッフとコミュニケーションを取り、働きたい時間やプライベートの状況を把握しておきましょう。
• ヘルプ制度を整備する: 他の店舗や系列店がある場合は、店舗間でスタッフを融通しあえるヘルプ制度を整えると、人員調整がしやすくなります。
• 感謝を伝える: 無理なシフト変更に応じてくれたスタッフには、必ず感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。日頃の気遣いが、いざという時の協力につながります。

シフト作成を自動化する方法とツール

手作業でのシフト作成に限界を感じているなら、システムの導入が最も効果的な解決策です。
勤怠管理システムの中には、高度なシフト管理機能を搭載したものも多くあります。

主なシフト管理機能	できることの例
シフト収集機能	スマートフォンアプリからスタッフが直接シフト希望を提出できる
自動作成機能	設定した条件（必要人数、スキルなど）に基づき、AIがシフト案を自動で作成する
アラート機能	労働時間の上限超過や、連続勤務など、法令違反の可能性があるシフトを自動で警告する
人件費の自動計算	作成したシフトに基づき、概算の人件費をリアルタイムでシミュレーションできる

これらの機能を活用することで、シフト作成にかかる時間を大幅に削減し、より公平で最適な人員配置を実現できます。

飲食店の勤怠管理方法と現場での課題

勤怠管理の方法は、タイムカードのような昔ながらの方法から、最新のクラウドシステムまで様々です。
ここでは、それぞれの方法のメリット・デメリットと、現場で起こりがちな課題への対策を解説します。

飲食店で使われる勤怠管理の方法（紙・エクセル・システム）

現在、飲食店で主に使われている勤怠管理方法は、大きく分けて3種類あります。
それぞれの特徴を理解し、自店の状況に合った方法を選びましょう。

管理方法	メリット	デメリット	こんなお店におすすめ
紙（タイムカードなど）	– 導入コストが非常に安い – 誰でも直感的に使える	– 集計がすべて手作業で、時間と手間がかかる – 計算ミスや転記ミスが起こりやすい – 不正打刻のリスクがある – 保管場所が必要	– スタッフ数が5人未満の小規模な店舗 – 開業したばかりで、とにかくコストを抑えたい店舗
エクセル	– ソフト代が不要な場合が多い – テンプレートを使えば、ある程度効率化できる	– 関数やマクロの知識が必要 – 法改正のたびに手動で修正が必要 – データの破損や紛失のリスクがある – 属人化しやすい	– スタッフ数が10人程度までの店舗 – パソコン操作に慣れている管理者がいる店舗
勤怠管理システム	– 打刻から集計まで自動化できる – 法改正に自動で対応してくれる – 不正打刻を防止できる機能がある – シフト管理や給与計算連携も可能	– 月額利用料などのコストがかかる – 導入や設定に手間がかかる場合がある	– スタッフ数が10人以上の店舗 – 複数店舗を運営している店舗 – 勤怠管理の業務負担を根本的に解決したい店舗

タイムカードの打刻ミスを防ぐ工夫

タイムカード運用でよくあるのが「打刻忘れ」や「押し間違い」です。
これらを減らすためには、ルールの徹底と環境整備が効果的です。

• 打刻場所とタイミングを統一する: タイムレコーダーは出入口など、必ず目につく場所に設置します。また、「出勤したらまず打刻」「着替える前に打刻」など、打刻のタイミングをルール化しましょう。
• 打刻忘れの報告フローを決める: 打刻を忘れた場合に、誰に、いつまでに、どのように報告するかを明確に決めておきます。
• 定期的な声かけ: 朝礼や終礼で「打刻忘れていませんか？」と一声かけるだけでも、意識づけになります。

エクセルで勤怠管理を運用するメリットと限界

エクセルは低コストで始められるため、多くの店舗で利用されています。
しかし、その手軽さの裏にはいくつかの限界も存在します。

エクセル管理のメリットと限界
メリット – パソコンとソフトがあればすぐに始められる – 無料のテンプレートが豊富にある – 自店のルールに合わせて自由にカスタマイズできる
限界（デメリット） – 労働時間の集計や残業代計算の関数が複雑 – 労働基準法の改正に対応した数式の修正が大変 – リアルタイムでの労働状況の把握ができない – ファイルを作成した人しか管理できなくなりがち（属人化）

スタッフが増えたり、複数店舗展開を考えたりする段階では、エクセル管理では対応が難しくなってくるケースが多いです。

無料で使える勤怠管理アプリの選び方

最近では、スマートフォンで利用できる無料の勤怠管理アプリも増えています。
システム導入の第一歩として試してみる価値はありますが、選ぶ際には以下の点を確認しましょう。

• 無料で利用できる範囲: 無料で使える従業員数や機能に上限が設定されていることがほとんどです。自店の規模で使えるか確認しましょう。
• 有料プランへの移行: 将来的に有料プランに移行する可能性がある場合、料金体系や機能拡張の内容を事前にチェックしておくと安心です。
• 必要な機能の有無: GPSによる打刻機能や簡単なシフト管理機能など、最低限必要な機能が備わっているかを確認します。
• 操作性: スタッフ全員がストレスなく使えるか、直感的な操作が可能かどうかも重要なポイントです。

勤怠集計の手間を減らす効率化ポイント

月末にまとめて集計作業を行うと、膨大な時間がかかり、ミスの原因にもなります。
集計作業を効率化する最大のポイントは、作業を溜めないことです。

• 日次・週次でチェックする: 毎日や毎週の締め作業の際に、打刻漏れや申請内容をチェックする習慣をつけましょう。記憶が新しいうちに確認することで、修正の手間が大幅に減ります。
• チェックリストを作成する: 集計時に確認すべき項目（打刻漏れ、残業申請、深夜労働の有無など）をリスト化し、チェック漏れを防ぎます。
• 最終的には自動化を目指す: 最も効果的なのは、勤怠管理システムを導入し、集計作業そのものをなくすことです。これにより、管理者は確認作業に集中できるようになります。

飲食店の勤怠管理とコスト・法令対応

勤怠管理は、人件費という店舗経営の最重要コストに直結します。
また、労働基準法などの法律を正しく理解し、遵守することは、従業員とお店を守るために不可欠です。

残業代計算ミスを防ぐ勤怠管理のポイント

残業代の計算ミスは、労務トラブルの中でも特に発生しやすく、未払い請求につながるリスクが高い項目です。
ミスを防ぐためには、1分単位での正確な労働時間把握が原則となります。

また、以下の割増賃金のルールを正しく適用する必要があります。

種類	条件	割増率
時間外労働	1日8時間、または週40時間を超えて労働させた場合	25% 以上
休日労働	法定休日（週1日）に労働させた場合	35% 以上
深夜労働	午後10時から午前5時までの間に労働させた場合	25% 以上

例えば、時間外労働が深夜に及んだ場合は、25% + 25% = 50%以上の割増率で計算しなければなりません。
こうした複雑な計算も、勤怠管理システムを導入すれば自動で行ってくれるため、ミスを大幅に削減できます。

有給休暇を正しく管理する勤怠管理の方法

2019年の法改正により、企業は年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対し、年5日の有給休暇を取得させることが義務化されました。
この義務を果たすためには、誰に、いつ、何日付与され、あと何日残っているのかを正確に管理する必要があります。

勤続年数	付与日数
6ヶ月	10日
1年6ヶ月	11日
2年6ヶ月	12日
3年6ヶ月	14日
4年6ヶ月	16日
5年6ヶ月	18日
6年6ヶ月以上	20日

※週5日勤務または週30時間以上勤務の場合

パートやアルバイトであっても、条件を満たせば有給休暇は付与されます。
エクセルなどで「年次有給休暇管理簿」を作成して管理することも可能ですが、勤怠管理システムを使えば、付与から取得、残日数管理まで自動化でき、管理が非常に楽になります。

飲食店における労務管理の注意点

労働基準法で定められている労働時間、休憩、休日の原則は、必ず守らなければなりません。

• 労働時間: 原則として、1日8時間、週40時間以内。
• 休憩: 労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を、労働時間の途中で与えなければなりません。
• 休日: 原則として、毎週少なくとも1日の休日を与えなければなりません。

特に飲食店では、忙しさのあまり休憩時間を十分に取らせることができなかった、という事態が起こりがちです。
従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるシステムを導入することで、休憩の取り忘れなどを防ぐことができます。

36協定を考慮したシフトと勤怠管理の重要性

法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて従業員に時間外労働（残業）をさせる場合は、事前に「36（サブロク）協定」を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

36協定を締結しても、残業時間には上限があり、原則として月45時間・年360時間を超えてはいけません。
勤怠管理システムには、残業時間が上限に近づくと管理者や本人にアラート（警告）を出す機能があり、意図しない法令違反を防ぐのに役立ちます。

飲食店の人件費率の平均と適正値

飲食店経営において重要な指標の一つが、売上に対する人件費の割合を示す人件費率です。
業態にもよりますが、一般的に飲食店の人件費率は30%前後が目安とされています。

人件費を最適化するためには、まず現状を正確に把握することが不可欠です。
勤怠管理システムを使い、日々の労働時間を正確に管理することで、無駄な残業の削減や、適切な人員配置による人件費のコントロールが可能になります。

飲食店の勤怠管理システム導入と比較

勤怠管理の課題を根本的に解決し、業務を大幅に効率化するためには、システムの導入が最も確実な方法です。
しかし、多くのシステムがある中で、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。

飲食店に最適な勤怠管理システムの比較ポイント

自店の規模や課題に合ったシステムを選ぶために、以下のポイントを比較検討しましょう。

比較ポイント	確認すべき内容
シフト管理機能	– スタッフがスマホで希望を提出できるか – ヘルプ勤務や複雑なシフトパターンに対応できるか – 人件費を考慮したシフト作成ができるか
打刻方法	– ICカード、生体認証、GPSなど、店舗の環境に合った打刻方法があるか – 不正打刻を防止する機能（IPアドレス制限など）があるか
外部システム連携	– 利用中の給与計算ソフトやPOSレジと連携できるか
サポート体制	– 電話やチャットでの問い合わせが可能か – 導入時の設定サポートがあるか
料金体系	– 初期費用はかかるか – 従業員1人あたりの月額料金はいくらか – 最低利用人数や契約期間の縛りはあるか

導入前に確認すべきコスト・機能・サポート体制

システム導入で失敗しないためには、事前の情報収集が非常に重要です。

• コスト: 月額料金だけでなく、タイムレコーダーなどの周辺機器にかかる初期費用や、オプション機能の追加料金も確認し、トータルコストで比較しましょう。
• 機能: 「多機能＝良いシステム」とは限りません。自店にとって不要な機能が多くても、使いこなせずにコストだけがかさむ結果になります。まずは課題解決に必要な機能を洗い出し、それが備わっているかを重視しましょう。
• トライアル: 多くのシステムでは、無料トライアル期間が設けられています。契約前に必ずトライアルを利用し、管理者とスタッフ双方にとって使いやすいかどうか、操作性を実際に確認することが失敗を防ぐ最大のポイントです。

まとめ｜飲食店の勤怠管理を最適化して経営改善へ

本記事では、飲食店の勤怠管理について、基本的な知識から実践的な効率化のコツ、法令対応、システムの選び方まで幅広く解説してきました。

勤怠管理の基本からシステム導入までの総まとめ

勤怠管理は、単なる時間記録の作業ではありません。
正確な給与計算、法令遵守、スタッフの労働環境改善、そして人件費の最適化という、店舗経営の根幹に関わる重要な業務です。

紙やエクセルでの管理には限界があり、スタッフの増加や店舗拡大に伴い、いずれ立ち行かなくなる可能性が高いです。
勤怠管理システムを導入することで、これらの課題を自動で解決し、オーナーや店長が本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。

飲食店経営における勤怠管理の今後の重要性

人手不足が深刻化し、働き方改革が推進される現代において、従業員にとって「働きやすい環境」を提供することは、人材確保の観点からも非常に重要です。
正確で透明性の高い勤怠管理は、従業員の安心と信頼につながり、エンゲージメントや定着率の向上に貢献します。

適切な勤怠管理への投資は、単なるコストではなく、お店の未来を支える重要な経営戦略の一つです。
この機会に、自店の勤怠管理方法を見直し、より良い店舗運営を目指してみてはいかがでしょうか。

飲食店の勤怠管理は「da Vinci」で一元化しよう

飲食店の勤怠管理は、シフト作成・打刻・集計・給与連携など、多岐にわたります。
こうした業務を効率化し、法令遵守や人件費の最適化を同時に実現するなら、飲食店専用に設計されたシステムを導入するのが最も効果的です。

「da Vinci（ダ・ヴィンチ）」 は、飲食店の現場課題に特化したクラウド管理システムです。
以下のような機能で、オーナー様・店長様の負担を大幅に軽減します。

• シフト作成の自動化
  スタッフの希望や人員配置ルールをもとに、AIが最適なシフトを自動生成。時間のかかる調整作業を削減します。

• 打刻と集計の完全自動化
  スマホやタブレットでの打刻データを自動集計。残業・深夜・休日勤務も自動計算され、給与計算とスムーズに連携可能です。

• 労務リスクの回避
  36協定超過や休憩不足など、法令違反の可能性があるシフト・労働時間をリアルタイムでアラート通知。安心して店舗運営ができます。

• 人件費の見える化
  シフトを作成するだけで、その月の人件費シミュレーションを即時表示。経営判断に役立ちます。

「勤怠管理の悩みから解放されたい」「人件費を正しくコントロールしたい」
そんな方は、ぜひ 飲食店特化の勤怠管理システム「da Vinci」 をご検討ください。